Factuur maken als zzp'er: stappenplan en eisen

Een factuur maken als zzp’er lijkt eenvoudig, maar er staan wettelijke eisen tegenover die je factuur ongeldig kunnen maken als je ze mist. De Belastingdienst controleert hierop bij een boekencontrole, en een onvolledige factuur kan ervoor zorgen dat je klant de btw niet kan terugvragen. In dit artikel lees je welke gegevens verplicht zijn, met welk stappenplan je een correcte factuur opstelt en welke fouten je moet vermijden.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Volgens de Belastingdienst moet een factuur minimaal de volgende gegevens bevatten:

Je volledige naam en die van je klant, ofwel de juridische naam of een geregistreerde handelsnaam.
Je volledige adres en dat van je klant, waarbij een postbusnummer niet volstaat.
Je btw-identificatienummer, herkenbaar aan de landcode NL.
Een uniek en doorlopend factuurnummer.
De factuurdatum en de datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd.
Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
De hoeveelheid en het tarief per eenheid, exclusief btw.
Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag.

Voor facturen tot 100 euro inclusief btw gelden versoepelde eisen: dan volstaat een beperktere set gegevens, waaronder het btw-bedrag of de gegevens om dit te berekenen.

Wanneer ben je verplicht om te factureren?

Als zzp’er ben je in de meeste gevallen verplicht een factuur te sturen aan andere ondernemers voor geleverde goederen of diensten. Bij particuliere klanten geldt deze verplichting niet altijd, al is het in de praktijk gebruikelijk om ook hen een factuur of betaalverzoek te sturen ter onderbouwing van je administratie. Je moet de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand versturen die volgt op de maand waarin je hebt geleverd.

Stappenplan: zo maak je een factuur als zzp’er

Kies een sjabloon of gebruik boekhoudsoftware die facturen automatisch nummert en btw berekent.
Vul je bedrijfsgegevens in: naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer.
Voeg de gegevens van je klant toe: naam en volledig adres.
Ken een uniek, doorlopend factuurnummer toe, bijvoorbeeld oplopend per jaar.
Beschrijf de geleverde dienst of het product specifiek, zodat het voor beide partijen duidelijk is wat er is geleverd.
Vermeld het tarief exclusief btw, het toegepaste btw-percentage en het btw-bedrag.
Controleer alle gegevens voordat je de factuur verstuurt en bewaar een kopie in je administratie.

Btw-tarieven en bijzondere situaties

In Nederland gelden meestal drie btw-tarieven: 21 procent voor de meeste goederen en diensten, 9 procent voor bijvoorbeeld voedingsmiddelen en boeken, en 0 procent voor specifieke situaties zoals leveringen aan het buitenland. Werk je met klanten in andere EU-landen, dan gelden aanvullende regels: vermeld dan zowel je eigen btw-nummer als dat van je klant, en geef aan dat het om een intracommunautaire levering gaat.

Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en vermeld je dit expliciet op de factuur, bijvoorbeeld met de tekst ‘factuur vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling’.

Veelgemaakte fouten bij het factureren

Een veelgemaakte fout is het overslaan van factuurnummers of het gebruiken van een niet-doorlopende nummering, wat vragen kan oproepen bij een controle. Zorg voor een logische, opeenvolgende nummering zonder gaten.

Een tweede valkuil is een te vage omschrijving, zoals alleen ‘werkzaamheden’ of ‘diensten’. Wees specifiek, bijvoorbeeld ‘adviesuren projectmanagement, week 32’ of ‘ontwerp huisstijl, fase 1’. Dit voorkomt discussie met je klant en met de Belastingdienst.

Tot slot vergeten zzp’ers soms hun facturen tijdig te versturen of te bewaren. Bewaar zowel verzonden als ontvangen facturen minimaal zeven jaar, en zorg dat een correcte opvolging van openstaande facturen onderdeel is van je vaste werkwijze.

Conclusie: een correcte factuur voorkomt problemen achteraf

Een factuur maken als zzp’er is meer dan een bedrag en een omschrijving noteren. Door de verplichte gegevens standaard te controleren, voorkom je discussie met klanten, problemen bij de btw-aangifte en onnodige correcties achteraf. Gebruik bij voorkeur boekhoudsoftware die veel van deze eisen automatisch toepast, zodat je zelf minder snel iets over het hoofd ziet. Zorg ook dat je uurtarief goed onderbouwd is, zodat de bedragen op je facturen kloppen met wat je daadwerkelijk nodig hebt.

Veelgestelde vragen over factuur maken als zzp’er

Is een factuurnummer verplicht?

Ja, elke factuur moet een uniek en doorlopend factuurnummer hebben. Je mag zelf bepalen hoe de nummering eruitziet, zolang deze logisch en opeenvolgend is zonder ontbrekende nummers.

Mag ik een factuur digitaal versturen?

Ja, een digitale factuur, bijvoorbeeld als pdf per e-mail, is toegestaan zolang deze leesbaar is en alle verplichte gegevens bevat. Digitale facturen bewaar je net als papieren facturen in je administratie.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Je bent verplicht om zowel verzonden als ontvangen facturen minimaal zeven jaar te bewaren. Voor facturen die betrekking hebben op onroerend goed geldt een bewaarplicht van tien jaar.

Wat gebeurt er als een factuur niet aan de eisen voldoet?

Een onvolledige of onjuiste factuur kan ertoe leiden dat je klant de btw niet kan terugvragen, en bij een controle door de Belastingdienst kan dit leiden tot een naheffing of correctie op je btw-aangifte.

Moet ik altijd btw op mijn factuur vermelden?

Alleen als je btw-plichtig bent en geen gebruikmaakt van een vrijstelling zoals de kleineondernemersregeling. In dat laatste geval vermeld je expliciet dat de factuur is vrijgesteld van btw.