Zakelijke kilometervergoeding: hoogte, regels en voorwaarden in 2026

Rijdt een medewerker of rijd jij zelf als ondernemer zakelijke kilometers met een eigen auto, fiets of motor? Dan kun je daarvoor een kilometervergoeding geven of ontvangen die tot een bepaald bedrag onbelast blijft. In 2026 is er een belangrijke wijziging: de onbelaste kilometervergoeding is verhoogd. In dit artikel lees je hoe hoog de vergoeding is, voor wie de regeling geldt en waar je op moet letten om alles correct vast te leggen.

Wat is de zakelijke kilometervergoeding?

De kilometervergoeding is een vaste vergoeding per gereden kilometer die een werkgever mag geven aan werknemers die met eigen vervoer zakelijke ritten maken, waaronder woon-werkverkeer. Ook zelfstandig ondernemers kunnen deze vergoeding fiscaal verrekenen wanneer ze met een privéauto zakelijk rijden. Tot een bepaald bedrag per kilometer is deze vergoeding onbelast. Vergoedt een werkgever meer, dan telt het meerdere in beginsel als belastbaar loon.

Hoogte van de onbelaste kilometervergoeding in 2026

Voor 2026 gold aanvankelijk een onbelast tarief van 0,23 euro per kilometer. Het kabinet heeft dit bedrag echter verhoogd naar 0,25 euro per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Deze verruiming loopt vooruit op het Belastingplan 2027 en is alvast goedgekeurd via een beleidsbesluit van de Belastingdienst, zodat werkgevers de hogere vergoeding nu al onbelast kunnen toepassen. Belangrijk om te weten: deze verhoging is geen automatische verplichting. Of een werknemer daadwerkelijk recht heeft op het hogere bedrag, hangt af van de afspraken in de arbeidsovereenkomst, cao of het personeelshandboek. Staat daar een vast bedrag van 0,23 euro genoemd, dan hoeft een werkgever dat niet zonder meer te verhogen, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt.

Voor wie geldt de kilometervergoeding?

De regeling is relevant voor drie groepen:

• Werknemers die met eigen vervoer reizen voor werkgerelateerde ritten, inclusief woon-werkverkeer
• Werkgevers die deze kosten willen vergoeden op een fiscaal gunstige manier
• Zelfstandig ondernemers die zakelijke kilometers met een privéauto verrekenen in de aangifte

De vergoeding geldt voor auto, motor, fiets en elektrische fiets. Alleen daadwerkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed, dus een goede registratie is noodzakelijk.

Kilometervergoeding vastleggen: praktische aanpak

Zorg dat de regeling voor je bedrijf helder en controleerbaar is:

• Leg het gehanteerde bedrag per kilometer vast in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek
• Laat medewerkers zakelijke ritten consequent registreren, bijvoorbeeld met een rittenregistratie of app
• Voor een vaste reiskostenvergoeding bij woon-werkverkeer wordt vaak gerekend met 214 reisdagen per jaar bij een fulltime dienstverband, naar rato aangepast bij parttime werken
• Verwerk een eventuele naverrekening van eerdere maanden zorgvuldig in de loonadministratie
• Combineer de vergoeding waar nodig met andere regelingen, zoals de thuiswerkvergoeding voor dagen dat iemand vanuit huis werkt

Wat gebeurt er als je meer vergoedt dan het vrijgestelde bedrag?

Vergoed je een hoger bedrag per kilometer dan het fiscaal vrijgestelde tarief, dan is het verschil in principe belast loon. Je kunt dit voorkomen door het meerdere onder te brengen in de werkkostenregeling, mits daar nog vrije ruimte beschikbaar is. Zonder die vrije ruimte moet het bedrag boven het onbelaste tarief via de loonadministratie worden verwerkt als loon, met bijbehorende loonheffing.

Kilometervergoeding en de werkkostenregeling

De kilometervergoeding en de werkkostenregeling raken elkaar op het punt waar de vergoeding boven het vrijgestelde tarief uitkomt. Werkgevers die veel reizende medewerkers hebben, doen er goed aan om jaarlijks te controleren of de gekozen vergoeding nog past binnen de vrije ruimte, zeker in een jaar waarin het onbelaste tarief tussentijds wijzigt zoals in 2026 het geval is. Dit voorkomt onverwachte naheffingen achteraf.

Veelgemaakte fouten bij kilometervergoeding

• Geen duidelijke afspraak vastleggen over welk bedrag per kilometer geldt
• Woon-werkkilometers met het openbaar vervoer verwarren met de regeling voor eigen vervoer, terwijl deze niet onder dezelfde vrijstelling vallen
• De verhoging naar 0,25 euro automatisch doorvoeren zonder te checken wat er in de arbeidsovereenkomst of cao staat
• Geen rittenregistratie bijhouden, waardoor achteraf niet aantoonbaar is welk deel zakelijk was

Conclusie

De verhoging van de onbelaste kilometervergoeding naar 0,25 euro per kilometer geeft werkgevers meer fiscale ruimte, maar verplicht niemand automatisch tot een hogere uitbetaling. Controleer wat er in jouw arbeidsvoorwaarden is vastgelegd, werk de loonadministratie zorgvuldig bij en zorg voor een sluitende rittenregistratie. Zo voorkom je discussies met medewerkers en onnodige belastingheffing.

Veelgestelde vragen over de zakelijke kilometervergoeding