Moderne zakelijke telefonie met een VoIP telefooncentrale
Voice over Internet Protocol (VoIP) biedt bedrijven talrijke voordelen ten opzichte van het traditionele telefoonsysteem. In tegenstelling tot een Private Branch Exchange (PBX) systeem dat in bedrijfsruimten wordt gehost, leidt een VoIP systeem spraakoproepen via het internet.
Nu de internetconnectiviteit de laatste jaren steeds belangrijker wordt, worden zakelijke VoIP systemen nu door steeds meer bedrijven gebruikt. Deze verschuiving wordt grotendeels toegeschreven aan de voordelen die VoIP telefoonsystemen bieden.
Als je nog niet begonnen bent VoIP in je bedrijf te gebruiken, zijn hier acht krachtige voordelen die je misloopt:
- Minder kostbaar
Een overstap van het conventionele PBX systeem naar VoIP technologie kan je bedrijf helpen de communicatiekosten te verlagen, vooral als je bedrijven regelmatig internationale gesprekken voeren. Over het algemeen zijn de internationale gesprekstarieven voor VoIP goedkoop. Communicatiegegevens worden in pakketjes omgezet en via een internet protocol (IP) netwerk verzonden.
Dit heft de beperking op dat slechts twee mensen een enkele telefoonlijn gebruiken. Een IP netwerk kan een bestaande internetverbinding zijn of een rechtstreekse IP verbinding van je telefoonaanbieder.
Met VoIP betaal je alleen een maandelijks bedrag aan je internet-dienstenleverancier. Dit is anders voor conventionele telefoonlijnen waar de kosten voor elke minuut zijn.
- Meerdere communicatiefuncties en -formaten
Hoewel de meeste mensen VoIP gebruiken voor spraakcommunicatie, spreken andere functies ook bedrijven aan. Met VoIP telefoonsystemen kunnen bedrijven spraakberichten rechtstreeks naar e-mail inboxen sturen, meerdere telefoons in één keer bellen tot één persoon opneemt, gesprekken routeren, en zelfs groepsgesprekken voeren.
Omdat deze functies direct beschikbaar zijn, wordt de productiviteit van de werknemers aanzienlijk verhoogd omdat ze geen nieuwe vaardigheden hoeven te leren om een VoIP centrale te gebruiken.
VoIP systemen stellen bedrijven ook in staat informatie in meerdere formaten door te geven. Met een VoIP systeem kunnen je werknemers bijvoorbeeld communiceren via videoconferencing, spraakoproepen, tekstberichten, en fax.
- Zeer schaalbaar
Als je bedrijf snel groeit, heb je een communicatiesysteem nodig dat gemakkelijk op te schalen is om extra medewerkers op te vangen. Een systeem dat slechts plaats biedt aan een beperkt aantal communicatiekanalen kan het een bedrijf moeilijk en duur maken om nieuwe werknemers aan te werven. Het resultaat hiervan is onhandige workarounds zoals het delen van telefoontoestellen door personeel.
VoIP lost dit probleem op door een eenvoudige en goedkope manier te bieden om nieuwe gebruikers toe te voegen. Beter nog, bedrijven kunnen hun systemen uitbreiden zonder noodzakelijk nieuwe telefoonlijnen te moeten installeren.
- Integratie met andere dienst-apps
Als je bedrijf andere dienst-apps gebruikt, kun je die naadloos integreren met een VoIP telefoonsysteem. Je kunt bijvoorbeeld voicemails naar e-mails routeren, spraakoproepen opnemen, ze toegankelijk maken via klantendossiers, of zelfs gesprekken vanuit verschillende programma’s initiëren. Dit is niet mogelijk met traditionele telefoonsystemen.
Omdat VoIP systemen gebruik maken van het internet, kun je ook analyses in het systeem integreren. Zo kunnen bedrijven hun interne werkprocessen volgen en verfijnen, wat na verloop van tijd de productiviteit van de werknemers verhoogt en de dienstverlening aan de klanten verbetert.
- Kosteneffectieve infrastructuur
Vergeleken met het conventionele telefoonsysteem zijn de bedragen die bedrijven uitgeven aan de software en hardware infrastructuur die ze nodig hebben om een VoIP telefooncentrale te laten werken veel lager. VoIP aanbieders bieden hun klanten de meest actuele hardware, zodat ze verzekerd zijn van de meest actuele software om hun systemen draaiende te houden. Bedrijven hoeven niet te investeren in hun hardware infrastructuur, waardoor ze geld kunnen besparen.
- Bedrijven genieten van wereldwijd bereik
VoIP systemen maken internationale gesprekken uiterst gemakkelijk en betaalbaar. Steeds meer bedrijven ontdekken dat ze op hun energiekosten kunnen besparen door hun werknemers van thuis uit te laten werken. Ze waarderen ook de voordelen die VoIP systemen spelen bij het vergemakkelijken van telewerken.
VoIP technologie is uiterst draagbaar, zodat werknemers op verschillende plaatsen verbinding kunnen maken. Met behulp van VoIP kunnen telewerkers gebruik maken van functies als telefoongesprekken, videoconferencing, sms, fax en datadiensten om hun taken uit te voeren.
VoIP diensten zijn ook overdraagbaar. Bij conventionele telefoonsystemen moeten bedrijven aan elke lijn een uniek nummer toekennen. Dit is niet het geval met VoIP. Als een bedrijf uit zijn huidige behoeften groeit of van locatie verandert, is het overzetten van het VoIP systeem vrij eenvoudig.
- Maximaal gebruik van bandbreedte
VoIP telefoonsystemen maken efficiënt gebruik van de bestaande bandbreedte. Omdat spraakcommunicatie voor 50% uit stilte bestaat, vult VoIP de informatiegaten op met andere vormen van gegevens van gebruikers, zodat bedrijven hun bandbreedte optimaal kunnen benutten. VoIP systemen comprimeren ook en elimineren spraakoverbodigheden, wat de bandbreedte-efficiëntie nog verbetert.
- Gemakkelijk te installeren, te configureren, en te onderhouden
Vergeleken met het conventionele telefoonsysteem zijn VoIP telefoons gemakkelijk te installeren. Omdat het installatieproces in principe plug-and-play is, kan iedereen ze gebruiken zonder dat toezicht nodig is. Ook hoeven bedrijven geen technicus in te huren om het kantoor te bedraden.
VoIP software maakt het toevoegen van nieuwe gebruikers uiterst eenvoudig. Het heeft een webportaal dat het toevoegen, verplaatsen, of veranderen van de systeemconfiguratie eenvoudig maakt. Ook het onderhoud is eenvoudig; bedrijven hebben er zelden professionele ondersteuning voor nodig. Dit is een belangrijke eigenschap omdat bedrijven zoveel mogelijk tijd willen uittrekken.
